Tin tức sự kiện

CÔNG TÁC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ

29/01/2016 10:08:41 SA
Tin nổi bật

Cách tính lượt người sử dụng hồ sơ, tài liệu như sau: một người đến nghiên cứu hồ sơ, tài liệu trong ngày được tính là 01 lượt.

1.     Công tác phòng đọc:

-         Lượt người sử dụng tài liệu:

Cách tính lượt người sử dụng hồ sơ, tài liệu như sau: một người đến nghiên cứu hồ sơ, tài liệu trong ngày được tính là 01 lượt.

Tổng số hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ khai thác:

tổng số hồ sơ, tài liệu đưa ra phục vụ khai thác trong năm báo cáo.

Cấp chứng thực lưu trữ:

Chứng thực là một văn bản có hiệu lực pháp lý do phòng, kho lưu trữ cấp theo yêu cầu của cơ quan hoặc cá nhân trong đó xác nhận một vấn đề, một sự việc được ghi trong tài liệu lưu trữ có kèm theo ký hiệu tra tìm tài liệu đó.

 

Ví dụ:

TOÀ ÁN NHÂN DÂN TỈNH NAM ĐỊNH

 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

 
 

 


    Nam Định, ngày. th¸ng ... n¨m 2007

GIẤY CHỨNG THỰC LƯU TRỮ

Căn cứ theo yêu cầu của ông Nguyễn Văn A, địa chỉ số nhà 12, phố Lê Quý Đôn, thành phố Nam Định.

Bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng Toà án nhân dân tỉnh Nam Định xác nhận: theo hồ sơ được bảo quản tại bộ phận lưu trữ thuộc Văn phòng Toà án nhân dân tỉnh Nam Định, ông Nguyễn Văn A được hưởng lương 85% theo Quyết định số 11/QĐ-TA ngày 12/3/2006 của Chánh án Toà án nhân dân tỉnh Nam Định lưu trong hồ sơ số 15, hộp 05.

               TL. CHÁNH ÁN

 CHÁNH VĂN PHÒNG

             (ký tên và đóng dấu)

 

 

 

Thực hiện Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của ngành Toà án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12.8.2004 của Chánh án Toà án nhân dân tối cao, cơ quan hoặc cá nhân khi đến sao hồ sơ, tài liệu được sao y bản chính nhưng không cấp một phần nội dung có trong tài liệu. Tuy nhiên, việc cấp chứng thực tài liệu lưu trữ ở cơ quan Toà án nhân dân chưa có quy định riêng và chưa được thực hiện.

-         Tổng số tài liệu được sao chụp:

Là tổng số bút lục, trang tài liệu được phòng, bộ phận, tổ lưu trữ sao chụp, phục vụ cho công tác khai thác sử dụng tài liệu của độc giả trong năm báo cáo.

-         Tổng số yêu cầu độc giả trong năm:

Bao gồm: Phiếu yêu cầu sử dụng hồ sơ, tài liệu tại chỗ, công văn, thư, điện thoại, FAX của độc giả gửi đến yêu cầu sử dụng, cung cấp thông tin tài liệu lưu trữ.

2. Công bố, trưng bày, triển lãm tài liệu lưu trữ (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo):

-         Công bố, giới thiệu hồ sơ, tài liệu:

Là hình thức giới thiệu tài liệu trên các phương tiện thông tin đại chúng như: phát thanh, truyền hình, sách, báo, tạp chí.

Phần này Toà án nhân dân các cấp ghi rõ tổng số bài viết đã được công bố và giới thiệu trên phát thanh, truyền hình, sách, báo, tạp chí.

-         Trưng bày, triển lãm:

Là hình thức đưa tài liệu ra triển lãm nhằm mục đích tuyên truyền, giáo dục, giới thiệu các vấn đề có tính thiết thực trong tài liệu đối với đời sống xã hội.

Ghi rõ tổng số lần đưa hồ sơ, tài liệu ra trưng bày, triển lãm tính đến thời điểm năm báo cáo.

Thực hiện theo Quy chế bảo vệ bí mật Nhà nước của ngành Toà án nhân dân ban hành kèm theo Quyết định số 12/2004/QĐ-TANDTC ngày 12.8.2004 của Chánh án Toà án nhân dân tối cao thì việc công bố, giới thiệu, trưng bày, triển lãm tài liệu ở cơ quan Toà án các cấp chưa có quy định và chưa được thực hiện.

3. Công cụ tra cứu (tính đến 31/12 năm báo cáo):

-         Tổng số phông có mục lục hồ sơ:

Mục lục hồ sơ là công cụ dùng để tra tìm hồ sơ, tài liệu của kho lưu trữ. Hiện nay, phần lớn bộ phận, tổ lưu trữ của Toà án nhân dân các cấp đang sử dụng mục lục thống kê hồ sơ, tài liệu làm công cụ chính để tra cứu. Vì vậy, Toà án nhân dân các tỉnh khi làm báo cáo phải tổng hợp số phông của Toà án nhân dân các cấp thuộc tỉnh quản lý. (cần ghi rõ đang dùng công cụ tra cứu hồ sơ, tài liệu là mục lục thống kê hay tra cứu trên máy vi tính).

Ví dụ: Toà án nhân dân tỉnh Hải Dương hiện có 12 Toà án nhân dân thuộc tỉnh quản lý, trong đó có 13 phông mở (phông của Toà án nhân dân hiện đang hoạt động) và 07 phông đóng (phông của Toà án nhân dân đã ngừng hoạt động do tách, sát nhập huyện, tỉnh) thì khi làm báo cáo phải ghi là 20 phông hồ sơ, tài liệu có mục lục hồ sơ.

  KHO BẢO QUẢN TÀI LIỆU, MÁY MÓC,

 TRANG THIẾT BỊ DÙNG CHO KHO LƯU TRỮ:

1. Kho bảo quản tài liệu:

Là nơi có nhiệm vụ bảo quản, tổ chức khoa học và tổ chức sử dụng hồ sơ, tài liệu lưu trữ, đồng thời tiến hành nghiên cứu khoa học về công tác lưu trữ và các lĩnh vực có liên quan khác.

-   Diện tích kho chuyên dụng:

Là diện tích M2 sàn được xây dựng dùng để chứa và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ theo quy định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.. Kho phải đảm bảo đầy đủ các phương tiện bảo quản hồ sơ, tài liệu theo quy định như: hệ thống báo cháy tự động, hệ thống chữa cháy, quạt thông gió, đảm bảo về nhiệt độ, độ ẩm, đèn chiếu sáng, giá bảo quản hồ sơ, tài liệu .....

-   Diện tích kho không chuyên dụng:

Là diện tích M2 sàn được bố trí hoặc xây dựng để chứa và bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu trữ, nhưng không theo quy định và thông số kỹ thuật của Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước.

-   Diện tích kho tạm:

Là diện tích M2 sàn mà cơ quan tận dụng để hồ sơ, tài liệu (không đủ các điều kiện để lưu trữ hồ sơ, tài liệu như: đặt giá, tủ đựng hồ sơ, tài liệu ở hành lang, trong phòng làm việc).

2. Giá bảo quản tài liệu:

-         Giá cố định: Là giá bảo quản hồ sơ, tài liệu được đặt cố định trong kho chuyên dụng, không thể dịch chuyển (được tính theo chiều dài mét giá).

-         Giá di động: Là giá bảo quản hồ sơ, tài liệu thông thường được đặt ở kho tạm và có thể dịch chuyển khi cần thiết.

VI. THẨM QUYỀN KÝ

 

1. Người lập biểu: Do trưởng bộ phận hoặc cán bộ phụ trách công tác lưu trữ lập . Khi lập xong phải ký vào báo cáo thống kê.

2. Chức danh ký văn bản: Do thủ trưởng cơ quan ký hoặc giao cho cấp phó ký thay hoặc uỷ quyền cho cấp dưới của mình một cấp ký.

* Đối với Toà án nhân dân cấp huyện:

Thẩm quyền ký báo cáo thống kê là thủ trưởng cơ quan.

-  Báo cáo thống kê do thủ trưởng cơ quan ký thì ghi:

                    CHÁNH ÁN

(ký, đóng dấu)

-  Báo cáo thống kê do thủ trưởng cơ quan giao cho cấp phó ký thay thì ghi:

                    KT. CHÁNH ÁN

PHÓ CHÁNH ÁN

   (ký, đóng dấu)

* Đối với Toà án nhân dân cấp tỉnh và Toà án nhân dân tối cao:

-  Báo cáo thống kê do thủ trưởng cơ quan ký thì ghi:

                    CHÁNH ÁN

(ký, đóng dấu)

-  Báo cáo thống kê do thủ trưởng cơ quan giao cho cấp phó ký thay thì ghi:

                   KT. CHÁNH ÁN

PHÓ CHÁNH ÁN

   (ký, đóng dấu)

- Báo cáo thống kê do thủ trưởng cơ quan uỷ quyền cho cấp dưới của mình một cấp ký thì ghi ký thừa lệnh:

Ví dụ:             TL. CHÁNH ÁN

CHÁNH VĂN PHÒNG

       (ký, đóng dấu)

 

PHẦN B:

CÁC QUY ĐỊNH VỀ VIỆC THỰC HIỆN BÁO CÁO THỐNG KÊ CÔNG TÁC LƯU TRỮ TRONG NGÀNH TOÀ ÁN NHÂN DÂN

 

1. Quy định chung.

Toà án nhân dân các cấp phải thực hiện đúng công tác báo cáo thống kê lưu trữ theo Biểu mẫu số 02 như đã hướng dẫn trên.

2. Thời gian thực hiện việc báo cáo thống kê năm:

-   Đối với Toà án nhân dân cấp huyện báo cáo số liệu về Toà án nhân dân cấp tỉnh vào ngày 01 tháng 01 hàng năm;

-   Đối với Toà án nhân dân cấp tỉnh phải tổng hợp số liệu của Toà án nhân dân cấp huyện gửi về Toà án nhân dân tối cao vào ngày 15 tháng 01 hàng năm;

-   Đối với Toà án nhân dân tối cao phải tổng hợp số liệu của Toà án nhân dân các tỉnh gửi về Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước vào ngày 15 tháng 02 hàng năm 

http://toaan.gov.vn/

Quay lại | Lên đầu trang
TRANG CHỦ | Giới thiệu | Tin tức - Sự kiện | Chuyên đề nghiệp vụ | Hỏi đáp
Trang tin đang được chạy thử nghiệm