Tin tức sự kiện

TÀI LIỆU LƯU TRỮ

29/01/2016 10:04:40 SA
Tin nổi bật

ài liệu lưu trữ: Là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng, ngoại giao, văn hoá, xã hội, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam; trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân.

 Tài liệu lưu trữ: Là những tài liệu có giá trị về chính trị, kinh tế, an ninh quốc phòng, ngoại giao, văn hoá, xã hội, khoa học và công nghệ được hình thành trong các thời kỳ lịch sử của dân tộc Việt Nam; trong quá trình hoạt động của các cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội - nghề nghiệp, tổ chức kinh tế, đơn vị vũ trang nhân dân.

1. Tài liệu hành chính:

Là những tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động quản lý Nhà nước của cơ quan.

- Tổng số phông tài liệu lưu trữ:

Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.

Theo quy định có nhiều loại phông lưu trữ khác nhau, nhưng trong ngành Toà án thường có 02 loại phông chủ yếu là:

a. Phông đóng (Phông lưu trữ của cơ quan đã giải thể hoặc ngừng hoạt động do thay đổi địa giới hành chính hoặc thay đổi chức năng, nhiệm vụ của cơ quan).

Phông đóng là phông lưu trữ của một cơ quan, đơn vị hành chính đã ngừng hoạt động nhưng còn lưu giữ được một khối lượng hồ sơ, tài liệu tương đối đầy đủ và được bảo quản tập trung trong kho lưu trữ.

Ví dụ: Do thay đổi địa giới hành chính mà giải thể các cơ quan thuộc lãnh thổ hành chính cũ, thành lập các cơ quan thuộc đơn vị hành chính mới như: năm 1997 tỉnh Hà Bắc tách thành hai tỉnh là Bắc Ninh và Bắc Giang, thì sau năm 1997 phông lưu trữ Toà án nhân dân tỉnh Hà Bắc được gọi là phông đóng. Nếu khối hồ sơ, tài liệu trên khi tách tỉnh do Toà án nhân dân tỉnh Bắc Giang quản lý thì khi làm báo cáo Toà án nhân dân tỉnh Bắc Giang phải tính có 02 phông lưu trữ (1 phông lưu trữ của Toà án nhân dân tỉnh Hà Bắc cũ (phông đóng) và phông lưu trữ của Toà án nhân dân tỉnh Bắc Giang hiện nay (phông mở).

b. Phông mở:

 Là phông lưu trữ của một cơ quan, đơn vị hành chính đang hoạt động. (phông lưu trữ hiện hành của Toà án nhân dân các cấp  hiện nay).

          Ví dụ: Phông lưu trữ Toà án nhân dân thành phố Hà Nội hoặc phông lưu trữ của Toà án nhân dân huyện Từ Liêm.

          - Phông lưu trữ đã chỉnh lý:

Tức là phông lưu trữ có khối hồ sơ, tài liệu mà trong đó các hồ sơ, tài liệu đã được sắp xếp thứ tự theo số văn bản trong tài liệu quản lý nhà nước và số bút lục trong hồ sơ vụ án, đưa vào cặp, hộp, bó có mục lục thống kê để tra tìm, đưa vào bảo quản theo quy định để phục vụ việc khai thác, sử dụng. Trên thực tế, phông lưu trữ của Toà án nhân dân các cấp đều là những phông lưu trữ chưa chỉnh lý hoàn chỉnh, nhưng khi làm báo cáo vẫn tính là phông lưu trữ đã chỉnh lý.

- Tổng số mét giá tài liệu:

 Là tổng số tài liệu của một phông lưu trữ được đo bằng mét dài của giá đựng hồ sơ, tài liệu đã được thu về bảo quản tại kho lưu trữ cơ quan.

Ví dụ: Một giá đựng tài liệu có khoảng 4 hoặc 5 ngăn, mỗi ngăn có chiều dài là một mét; hồ sơ, tài liệu xếp trên ngăn đó được gọi là 1 mét giá tài liệu. Khi báo cáo sẽ tính tổng số mét giá đựng hồ sơ, tài liệu mà cơ quan đang bảo quản.

+  Tổng số hồ sơ, tài liệu đã được sắp xếp thứ tự theo số bút lục là bao nhiêu hồ sơ/đơn vị bảo quản?

* Hồ sơ:

Là tập hợp một văn bản hoặc nhiều văn bản, tài liệu mà giữa chúng có những điểm tương đồng hình thành trong quá trình giải quyết công việc hoặc vụ việc cụ thể.

Ví dụ:

- Đối với hồ sơ vụ án: Một vụ án được gọi là một hồ sơ;

- Đối với hồ sơ hành chính: Một văn bản cũng được gọi là một hồ sơ nếu văn bản đó không có nội dung liên quan đến các văn bản khác; nhiều văn bản cũng được gọi là một hồ sơ như tập Công văn lưu, tập lưu Báo cáo, tập lưu Quyết định. (tuy nhiên đối với ngành Toà án nhân dân không có trường hợp một văn bản hình thành một hồ sơ).

* Đơn vị bảo quản:

Là tập hợp một hoặc nhiều văn bản, tài liệu hình thành trong quá trình giải quyết công việc, nhưng cũng có khi nó là một phần nhỏ của  một hồ sơ.

Giữa hồ sơ và đơn vị bảo quản có điểm giống và khác nhau, (một hồ sơ cũng được gọi là một đơn vị bảo quản nếu hồ sơ đó chỉ được chỉnh lý thành một tập), khái niệm hồ sơ rộng hơn khái niệm đơn vị bảo quản, vì trong hồ sơ có thể bao hàm đơn vị bảo quản, nhưng trong khái niệm đơn vị bảo quản không thể bao hàm khái niệm hồ sơ.

Ví dụ: Hồ sơ vụ án ông Nguyễn Văn A có 100 bút lục khi chỉnh lý chỉ để vào 01 bìa hồ sơ thì đó được gọi là 01 hồ sơ hay 01 đơn vị bảo quản. Nhưng cũng hồ sơ trên khi chỉnh lý thành 02 tập (hay nhiều tập tuỳ theo) thì  02 (hay nhiều tập) này theo lưu trữ được gọi là 02 (hay nhiều) đơn vị bảo quản của một hồ sơ mang tên  ông Nguyễn Văn A. Như vậy, trong một hồ sơ người ta có thể chỉnh lý thành một hoặc nhiều đơn vị bảo quản để tiện cho việc quản lý và phục vụ khai thác.

     Khi làm báo cáo thống kê cơ sở, Toà án nhân dân các cấp phải tính tổng số hồ sơ, số đơn vị bảo quản đang lưu trữ tại cơ quan.

+  Số lượng hồ sơ đã chỉnh lý quy ra là bao nhiêu mét giá? Tức là phải thống kê tổng số hồ sơ đã được thu về kho lưu trữ cơ quan, đã sắp xếp theo số thứ tự bút lục trong hồ sơ, có mục lục thống kê, đưa lên giá để bảo quản và phục vụ sử dụng khai thác.

2. Tài liệu chuyên môn:

Là hồ sơ các vụ án cụ thể hình thành trong hoạt động xét xử của Toà án nhân dân các cấp.

- Tổng số hồ sơ vụ án cụ thể: Là tổng số hồ sơ vụ án của Toà án nhân dân đã nộp lưu vào kho lưu trữ cơ quan tính đến thời điểm làm báo cáo. Đối với Toà án nhân dân cấp tỉnh khi làm báo cáo phải tổng hợp toàn bộ số hồ sơ các vụ án của Toà án nhân dân thuộc tỉnh quản lý. (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo).

Ví dụ: Toà án nhân dân tỉnh Nam Định đang bảo quản 5.000 hồ sơ vụ án,  khi làm báo cáo ngoài số hồ sơ trên phải cộng toàn bộ số hồ sơ của Toà án nhân dân cấp huyện thuộc tỉnh quản lý. Như vậy, Toà án nhân dân cấp huyện phải nộp báo cáo về Toà án nhân dân tỉnh Nam Định, để Toà án nhân dân tỉnh tổng hợp số liệu gửi về Toà án nhân dân tối cao theo quy định (15 tháng 01 hàng năm).

http://toaan.gov.vn/

Quay lại | Lên đầu trang
TRANG CHỦ | Giới thiệu | Tin tức - Sự kiện | Chuyên đề nghiệp vụ | Hỏi đáp
Trang tin đang được chạy thử nghiệm