Tin tức sự kiện

CÔNG TÁC THU THẬP, NỘP LƯU VÀ TIÊU HUỶ HỒ SƠ TÀI LIỆU

29/01/2016 10:06:50 SA
Tin nổi bật

Tài liệu giấy: Bao gồm cả tài liệu quản lý nhà nước và các hồ sơ án cụ thể được ghi trên giấy.

* Tài liệu giấy: Bao gồm cả tài liệu quản lý nhà nước và các hồ sơ án cụ thể được ghi trên giấy.

a. Tổng số mét giá tài liệu đã thu thập vào lưu trữ cơ quan (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo):

Là tổng số hồ sơ, tài liệu (tính cả hồ sơ án và tài liệu quản lý nhà nước) đã thu về kho lưu trữ cơ quan. Trong đó, số hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý hoàn chỉnh (đã lập hồ sơ) được sắp xếp theo số văn bản trong tài liệu quản lý nhà nước và theo thứ tự số bút lục trong hồ sơ vụ án, ghi bìa hồ sơ, ghi nhãn hộp, lập thành mục lục thống kê, đóng thành cặp, hộp, bó đưa vào bảo quản theo quy định để phục vụ khai thác, sử dụng là bao nhiêu hồ sơ, tài liệu. Số hồ sơ, tài liệu này đưa lên giá là bao nhiêu mét giá.

Ví dụ: Tổng số hồ sơ, tài liệu thu về là 4.000 hồ sơ, tài liệu. Trong đó số hồ sơ, tài liệu đã chỉnh lý là 3.000 hồ sơ, bằng 24 mét giá.

b. Tổng số mét giá tài liệu đã đến hạn nhưng chưa thu thập được (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo):

          Là tổng số hồ sơ, tài liệu của cơ quan đã giải quyết công việc xong trong năm nhưng vẫn để ở các đơn vị mà chưa thu thập về kho lưu trữ cơ quan (căn cứ vào Điều 14 của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia là: “ Sau một năm, kể từ năm công việc có liên quan đến tài liệu văn thư kết thúc thì tài liệu có giá trị lưu trữ phải được giao nộp vào lưu trữ hiện hành”).

          Ví dụ: Hồ sơ vụ án, tài liệu hành chính của các đơn vị đã giải quyết xong từ năm 2004, cuối năm 2005 đến hạn để giao nộp số hồ sơ, tài liệu của năm 2004 vào lưu trữ cơ quan theo quy định. Nhưng đến thời điểm làm báo cáo các đơn vị trực thuộc chưa nộp hoặc mới chỉ nộp được một phần vào kho lưu trữ cơ quan thì khi làm báo cáo phải tính tổng số hồ sơ, tài liệu hiện chưa thu về khoảng bao nhiêu mét. (ví dụ: hồ sơ, tài liệu năm 2004 có khoảng 45m giá, trong đó số hồ sơ, tài liệu thu được là 30m giá, số còn lại ở các toà, các phòng ban chưa thu được là 15 m giá).

c. Tổng số mét giá hồ sơ tài liệu đã nộp lưu vào lưu trữ lịch sử (tính đến ngày 31/12 năm báo cáo):

- Căn cứ vào Thông tư số 04/2006/TT-BNV ngày 11.4.2006 của Bộ Nội vụ  hướng dẫn xác định cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào lưu trữ lịch sử các cấp;

Đối với Toà án nhân dân tối cao hồ sơ, tài liệu nộp lưu vào lưu trữ lịch sử là Trung tâm lưu trữ Quốc gia III;

  Đối với Toà án nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ lịch sử là Trung tâm lưu trữ tỉnh;

 Đối với Toà án nhân dân cấp quận, huyện, thị xã hồ sơ, tài liệu nộp vào lưu trữ huyện.

          Hiện nay, Toà án nhân dân tối cao chưa ban hành Bảng danh mục thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu nên Toà án nhân dân các cấp chưa nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử.

d.    Tổng số mét giá tài liệu đã loại huỷ:

Là tổng số hồ sơ, tài liệu loại ra sau khi chỉnh lý hoặc đã tiêu huỷ theo quy định tại Điều 16 Pháp lệnh Lưu trữ Quốc gia ngày 04.4.2001; và Điều 11, Điều 12 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 8.4.2004

Căn cứ vào tính đặc thù khối hồ sơ, tài liệu của ngành Toà án nhân dân thì trình tự, thủ tục tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu hết thời hạn bảo quản lưu trữ được quy định như sau:

1. Công văn của Chánh án Toà án nhân dân tỉnh có hồ sơ, tài liệu xin tiêu huỷ gửi lãnh đạo Toà án nhân dân tối cao (kèm theo Danh mục hồ sơ, tài liệu xin tiêu huỷ);

2. Tờ trình của Văn phòng Toà án nhân dân tối cao về hồ sơ, tài liệu xin tiêu huỷ gửi lãnh đạo Toà án nhân dân tối cao;

3. Công văn trả lời về việc cho tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, lưu trữ của Chánh án Toà án nhân dân tối cao;

4. Quyết định thành lập Hội đồng tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản lưu trữ của Toà án nhân dân tỉnh có hồ sơ, tài liệu  xin tiêu huỷ (căn cứ vào Điểm b, Điểm c; Khoản 3; Điều 11 Nghị định 111/2004/NĐ-CP ngày 08.4.2004);

5. Biên bản họp Hội đồng tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, lưu trữ ;

6. Tờ trình xin tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, lưu trữ của Hội đồng tiêu huỷ;

7. Quyết định cho phép tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, lưu trữ của Chánh án Toà án nhân dân tỉnh có hồ sơ, tài liệu xin tiêu huỷ;

8.  Hợp đồng tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu đã hết thời hạn bảo quản, lưu trữ;

9.  Biên bản tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu theo Quyết định cho phép tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu của Chánh án Toà án nhân dân tỉnh có hồ sơ, tài liệu xin tiêu huỷ.

Hiện nay, phần lớn Toà án nhân dân các cấp chưa thực hiện việc tiêu huỷ hồ sơ, tài liệu theo như trình tự trên, việc tiêu huỷ này mới được thực hiện  ở một số Toà án nhân dân địa phương hiện kho lưu trữ không còn diện tích để bảo quản. Những hồ sơ án, tài liệu xin tiêu huỷ đã cũ, nát không khai thác sử dụng như: Toà án nhân dân thành phố Hải Phòng, Toà án nhân dân thành phố Hồ Chí Minh, Toà án nhân dân tỉnh Nam Định.

http://toaan.gov.vn/

Quay lại | Lên đầu trang
TRANG CHỦ | Giới thiệu | Tin tức - Sự kiện | Chuyên đề nghiệp vụ | Hỏi đáp
Trang tin đang được chạy thử nghiệm