Tin tức sự kiện

CÁC LOẠI MẪU SỔ, BÌA HỒ SƠ TRONG CÔNG TÁC LƯU TRỮ

29/01/2016 10:11:10 SA
Tin nổi bật

  

Giải thích mẫu số 1:

 

Cột 1: Ghi số thứ tự của người đến khai thác hồ sơ, tài liệu;

Cột 2: Ghi ngày, tháng của người đến khai thác/ trả hồ sơ, tài liệu; 

Cột 3: - Đối với người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu là cán bộ cơ quan Nhà nước thì ghi rõ họ tên, số, ngày, tháng, năm của giấy giới thiệu (công văn hoặc phiếu mượn), ghi tên cơ quan, đơn vị công tác;

 Ví dụ: Ông Nguyễn Văn A, 123/GGT, 25.7.2006, Công an quận Hai Bà Trưng - Hà Nội

- Đối với người đến khai thác hồ sơ, tài liệu là cá nhân thì ghi rõ họ tên, địa chỉ nơi cư trú, số chứng minh nhân dân.

Ví dụ:  Ông Nguyễn Văn A, số nhà 24 phố Khâm Thiên, Hà Nội.

  Số CMND: ………………………...

- Đối với những hồ sơ vụ án do các đơn vị trực thuộc Toà án nhân dân tối cao, Viện kiểm sát nhân dân tối cao gửi công văn hoặc phiếu mượn về Toà án nhân dân các tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương thì ghi tên cơ quan, đơn vị yêu cầu mượn hồ sơ, tài liệu, ghi số công văn hoặc số phiếu mượn, ghi ngày, tháng, năm của công văn hoặc phiếu mượn;

Ví dụ: Toà hình sự- Toà án nhân dân tối cao - 123/PM, 07.5.2007.

Cột 4: Ghi rõ hồ sơ sao chụp hoặc hồ sơ mượn, sau đó ghi số án, ngày, tháng, năm xét xử của bản án.

- Đối với hồ sơ xét xử hình sự thì ghi họ tên bị cáo đầu vụ, tội danh chính, địa dư.

Ví dụ: Đối với án hình sự: Mượn (hoặc sao) hồ sơ án số: 157/HSST ngày 12/3/2007, Trần Văn A phạm tội cố ý gây thương tích- Hà Nội.

- Đối với hồ sơ xét xử dân sự, kinh tế, lao động ghi họ tên nguyên đơn, bị đơn, việc kiện. Đối với hồ sơ xét xử hành chính thì ghi người khởi kiện, người bị kiện, việc kiện, địa dư. 

Ví dụ: Đối với án dân sự, kinh tế, lao động, hành chính: Sao (hoặc mượn) hồ sơ án số 125/DSST ngày 01/3/2005,  Nguyễn Thị A- Trần Văn B, tranh chấp tài sản -   Nam Định;

Cột 5: Ký nhận đối với người đến khai thác, sử dụng hồ sơ, tài liệu.

Cột 6: Ký trả của cán bộ phòng hồ sơ, lưu trữ hoặc cán bộ phụ trách công tác lưu trữ  cơ quan có hồ sơ, tài liệu cho mượn.

Cột 7: Ghi những thông tin khác.

 

MẪU SỐ 2: (LƯU TRỮ)

MỤC LỤC THỐNG KÊ HỒ SƠ XÉT XỬ SƠ THẨM

NĂM ……………….

 

1

2

3

4

5

6

7

TT

Số án,

ngày, tháng xét xử

Họ tên bị cáo /

Nguyên đơn- Bị đơn

Tội danh /Việc kiện

Nơi xảy ra vụ án 

Cặp số (hộp)

Bó số

Ghi chú

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Giải thích mẫu số 2:

 

Cột 1: Ghi số thứ tự hồ sơ vụ án nộp lưu vào kho lưu trữ;

Cột 2: Ghi số án, ngày, tháng xét xử của bản án sơ thẩm;

Cột 3: Đối với hồ sơ xét xử sơ thẩm hình sự thì ghi họ tên bị cáo đầu vụ. Đối với hồ sơ xét xử sơ thẩm dân sự, kinh tế, lao động ghi họ tên nguyên đơn, bị đơn. Đối với hồ sơ xét xử sơ thẩm hành chính thì ghi người khởi kiện, người bị kiện;

Cột 4: Đối với hồ sơ xét xử sơ thẩm hình sự ghi tội danh chính mà các bị cáo phạm tội. Đối với hồ sơ xét xử các vụ kiện dân sự, kinh tế, hành chính, lao động thì ghi việc kiện chính;

Cột 5: Ghi nơi xảy ra vụ án, việc kiện;

- Đối với Toà án nhân dân huyện xử sơ thẩm thì ghi nơi xảy ra vụ án là xã, phường;

          Ví dụ: Toà án nhân dân huyện Hoa Lư xét xử vụ án xảy ra tại xã Trường Yên thì ghi xã Trường Yên.

- Đối với Toà án nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương xử sơ thẩm thì ghi nơi xảy ra vụ án là huyện, quận;

          Ví dụ: Toà án nhân dân thành phố Hà Nội xét xử vụ án xảy ra tại quận Thanh Xuân thì ghi quận Thanh Xuân.

Cột 6: Ghi số cặp (hộp) hoặc số bó được sắp xếp theo số thứ tự từ 01 đến hết của một năm, nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý, thống kê, tra tìm hồ sơ, tài liệu.

Ví dụ: Trong năm 2005 có 70 cặp hoặc bó hồ sơ, tài liệu, thì số cặp, bó đó được cán bộ làm công tác lưu trữ đánh số thứ tự lần lượt từ số 01 đến số 70. Trong cặp, bó có thể có một hồ sơ, cũng có thể có nhiều hồ sơ. Vậy hồ sơ, tài liệu được bảo quản trong cặp, bó nào thì trong mục lục phải ghi rõ số cặp, bó đó để tiện cho việc bảo quản, khai thác, sử dụng.

Cột 7: Ghi những thông tin khác.

MẪU SỐ 3: (LƯU TRỮ)                                             

MỤC LỤC THỐNG KÊ HỒ SƠ XÉT XỬ PHÚC THẨM

NĂM ……………..

 

1

2

3

4

5

6

7

TT

Số án,

ngày, tháng xét xử

Họ tên bị cáo /

Nguyên đơn- Bị đơn

Tội danh /Việc kiện

Nơi xảy ra vụ án

Cặp số (hộp)

Bó số

Ghi chú

 

 

 

 

 

 

chuyển TAN tỉnh ngày…/.../1012

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Giải thích mẫu số 3:

 

Cột 1: Ghi số thứ tự  hồ sơ vụ án nộp lưu vào kho lưu trữ;

Cột 2: Ghi số án, ngày, tháng xét xử của bản án phúc thẩm cuối cùng;

Cột 3: Đối với hồ sơ xét xử hình sự thì ghi họ tên bị cáo đầu vụ, bị cáo có kháng cáo hoặc bị kháng nghị. Đối với hồ sơ xét xử dân sự, kinh tế, lao động ghi họ tên nguyên đơn, bị đơn. Đối với hồ sơ xét xử hành chính thì ghi người khởi kiện, người bị kiện;

Cột 4: Đối với hồ sơ xét xử hình sự ghi tội danh chính mà các bị cáo phạm tội. Đối với hồ sơ xét xử các vụ kiện dân sự, kinh tế, hành chính, lao động thì ghi việc kiện chính;

Cột 5: Ghi nơi xảy ra vụ án do Toà án cấp sơ thẩm xét xử;

          - Đối với bản án do Toà án nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương xét xử phúc thẩm thì ghi nơi xảy ra vụ án là cấp quận, huyện;

          Ví dụ: Toà án nhân dân thành phố Hà Nội xét xử phúc thẩm bản án của Toà án nhân dân quận Đống Đa thì ghi quận Đống Đa;

          - Đối với bản án do Toà án nhân dân tối cao xét xử phúc thẩm thì ghi nơi xảy ra vụ án là cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

          Ví dụ: Toà án nhân dân tối cao xét xử phúc thẩm bản án của Toà án nhân dân tỉnh Hà Tây thì ghi tỉnh Hà Tây.

Cột 6: Ghi số cặp hoặc số bó được sắp xếp theo số thứ tự từ 01 đến hết của một năm để phục vụ tốt cho công tác quản lý, thống kê, tra tìm hồ sơ, tài liệu;

Ví dụ: Ghi số thứ tự từ 01 đến 100 của năm 2007;

Cột 7: Ghi những thông tin khác.

 

MẪU SỐ 4: (LƯU TRỮ)

MỤC LỤC THỐNG KÊ HỒ SƠ XÉT XỬ GIÁM ĐỐC THẨM

NĂM ……………….

 

1

2

3

4

5

6

7

TT

Số Quyết định,

ngày, tháng

 xét xử

Họ tên bị cáo /

Nguyên đơn- Bị đơn

Tội danh/ Việc kiện

Nơi xảy ra vụ án

Cặp số (hộp)

Bó số

Ghi chú

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Giải thích mẫu số 4:

 

Cột 1: Ghi số thứ tự  hồ sơ vụ án nộp lưu vào kho lưu trữ;

Cột 2: Ghi số quyết định, ngày, tháng xét xử của quyết định giám đốc thẩm cuối cùng;

Cột 3: Đối với hồ sơ xét xử giám đốc thẩm hình sự thì ghi họ tên bị cáo bị xử giám đốc thẩm. Đối với hồ sơ xét xử giám đốc thẩm dân sự, kinh tế, lao động ghi tên nguyên đơn, bị đơn. Đối với hồ sơ xét xử giám đốc thẩm hành chính thì ghi người khởi kiện, người bị kiện;

Cột 4: Đối với hồ sơ xét xử giám đốc thẩm hình sự ghi tội danh mà bị cáo bị xử giám đốc thẩm. Đối với hồ sơ xét xử các vụ kiện giám đốc thẩm dân sự, kinh tế, hành chính, lao động thì ghi việc kiện chính;

Cột 5: Ghi nơi bản án bị xét xử giám đốc thẩm:

          -  Đối với Toà án nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương khi xét xử giám đốc thẩm ghi Toà án nhân dân cấp quận, huyện; 

          - Đối với Toà án nhân dân tối cao xét xử giám đốc thẩm ghi Toà án nhân dân cấp tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương;

Cột 6: Ghi số cặp (hộp) hoặc số bó được sắp xếp theo số thứ tự từ 01 đến hết của một năm, nhằm phục vụ tốt cho công tác quản lý, thống kê, tra tìm hồ sơ, tài liệu;

Ví dụ: Ghi số thứ tự từ 01 đến 100 của năm 2000;

Cột 7: Ghi những thông tin khác.

 

 

MẪU SỐ 5: (LƯU TRỮ)

BÌA HỒ SƠ QUẢN LÝ NHÀ NƯỚC

 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

 
 

 

 


TOÀ ÁN NHÂN DÂN …………………..(1)……………..

ĐƠN VỊ: ………………………..(2)………………….

 

HỒ SƠ

 

……………………………(3)………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

Từ ngày……………200.. đến ngày ………………..200……….(4)

Gồm…………(5)………………...tờ

 

 

Hồ sơ số ………..(6)…………….                                        Thời hạn bảo quản

                                                                                      ……..(7)………..

 

* Hướng dẫn sử dụng mẫu số 5:

 

1. Ghi rõ tên tỉnh (thành phố), huyện (quận);

 Ví dụ: Toà án nhân dân Tỉnh Ninh Bình; Toà án nhân dân quận đống đa;

2. Ghi rõ loại hình hồ sơ, tài liệu;

          Ví dụ: Công văn lưu;

3. Ghi tên tiêu đề hồ sơ, tài liệu;

          Ví dụ: Tập Báo cáo của Toà án nhân dân thành phố Hải Phòng năm 2007;

4. Ghi rõ thời gian bắt đầu của tài liệu được hình thành sớm nhất và thời gian kết thúc của tài liệu được hình thành sau cùng có trong hồ sơ;

Ví dụ: Tập Công văn lưu của Toà án nhân dân tỉnh Bắc Ninh từ tháng 01 đến tháng 5 năm 2007 (từ ngày 01 tháng 01 năm 2007 đến ngày 31 tháng 5 năm 2007);

5. Ghi tổng số tờ tài liệu có trong hồ sơ;

6. Ghi số hồ sơ được cán bộ lưu trữ đánh cố định từ 01 đến hết của năm để đưa vào bảo quản;

Ví dụ: Trong năm 2005 có 1.000 hồ sơ, thì số hồ sơ đó được cán bộ đánh số thứ tự lần lượt từ số 01 đến số 1.000. Hồ sơ được đánh số nào thì lên mục lục theo đúng số thứ tự đó;

7. Hiện nay Toà án nhân dân tối cao chưa ban hành Bảng danh mục thời hạn bảo quản, do đó mục này chưa ghi, khi nào có danh mục cụ thể sẽ ghi sau.

 

MẪU SỐ 6: (LƯU TRỮ)

BÌA HỒ SƠ ÁN

 

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập- Tự do- Hạnh phúc

 
 

 


TOÀ ÁN NHÂN DÂN …………………..(1)……………..

ĐƠN VỊ: ………………………..(2)………………….

 

HỒ SƠ

 

……………………………(3)………………………………

……………………………………………………………

……………………………………………………………

Từ ngày……………200. đến ngày ………………..200……….(4)

Gồm…………(5)………………...tờ

 

 

                                                                                    Thời hạn bảo quản

                                                                                      ……..(7)………..

 

* Hướng dẫn sử dụng mẫu số 6:

 

1. Ghi rõ tên tỉnh (thành phố), huyện (quận);

- Hồ sơ do Toà án nhân dân tỉnh (thành phố ) xét xử thì ghi tên Toà án nhân dân tỉnh (thành phố);

Ví dụ: Toà án nhân dân Tỉnh Ninh Bình; Toà án nhân dân thành phố hà nội;

- Hồ sơ do Toà án nhân dân huyện (quận) xét xử thì ghi tên Toà án nhân dân huyện (quận);

Ví dụ: toà án nhân dân huyện hoa lư; toà án nhân dân quận hoàn kiếm;

2. Ghi tên đơn vị xét xử vụ án;

Ví dụ: -  Đối với Toà án tỉnh, thành phố thuộc trung ương ghi:

                            Toà Hình sự; Toà dân sự; toà hành chính ..;

  - Đối với Toà án nhân dân huyện, quận thì ghi:

                           Hồ sơ dân sự; Hồ sơ hình sự; Hồ sơ hành chính .;

3. Đối với hồ sơ hình sự ghi tên bị cáo đầu vụ, tội danh chính, số án, ngày, tháng, năm xét xử của bản án, quyết định. Đối với hồ sơ dân sự, kinh tế, lao động ghi tên nguyên đơn, bị đơn. Đối với hồ sơ hành chính ghi tên người khởi kiện, người bị kiện; sau đó ghi việc kiện chính, số án, ngày, tháng, năm xét xử của bản án, quyết định;

4. Ghi tổng số bút lục có trong hồ sơ án;

5. Hiện nay Toà án nhân dân tối cao chưa ban hành Bảng danh mục thời hạn bảo quản, do đó mục này chưa ghi, khi nào có danh mục cụ thể sẽ ghi sau.

http://toaan.gov.vn/

Quay lại | Lên đầu trang
TRANG CHỦ | Giới thiệu | Tin tức - Sự kiện | Chuyên đề nghiệp vụ | Hỏi đáp
Trang tin đang được chạy thử nghiệm